KEUNTUNGAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI ENTERPRISE ERP DAN CRM

I.      PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Dewasa ini, kompetisi bisnis yang semakin sengit membuat sejumlah perusahaan mencari cara untuk mengefisienkan segala kegiatan operasional bisnisnya yang dapat terus dimonitor. Kegiatan menghasilkan produk, ketersediaan bahan baku, laporan keuangan, laporan pemasaran, dan laporan komplain pelanggan merupakan beberapa komponen yang dapat menjadi bahan analisis untuk mengambil keputusan. Untuk mendukung kegiatan-kegiatan tersebut, diperlukan sebuah sistem aplikasi yang dapat memudahkan proses kerja dan dapat secara konsisten dimonitor.

1.2  TUJUAN

Penulisan paper ini bertujuan untuk mengulas secara singkat apa itu ERP dan CRM serta kegunaan dan implementasinya dalam dunia bisnis.

II.   ERP & CRM

2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP/ Enterprise Resource Planning (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) adalah sistem informasi bagi perusahaan manufaktur dan jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan kedalam sebuah sistem tunggal. Pengertian ERP sendiri berasal dari sistem yang didesain untuk perancangan efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Meski istilah ERP lebih merujuk ke dalam lingkungan manufaktur, saat ini istilah sistem ERP telah memiliki cakupan yang lebih luas.

ERP sendiri pada awalnya berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Hal ini berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Dalam suatu sistem ERP, biasanya sudah terdapat beberapa modul software yang dapat saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akuntansi serta Sumber Daya Manusia.

– Yang termasuk dalam modul operasi antara lain adalah:
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, dan Environment Management.

– Yang termasuk dalam modul finansial dan akuntansi antara lain adalah:
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

– Yang termasuk dalam modul sumber daya manusia antara lain adalah:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, dan Travel Management.

Dengan banyaknya modul yang terdapat pada sebuah sistem ERP, maka aplikasi ini dapat menurunkan/mengembangkan banyak software yang dibutuhkan pada sebuah perusahaan besar. Selain dapat menghasilkan laporan yang terbagi dalam beberapa sistem secara lebih mudah, ERP juga memudahkan manajemen tingkat tinggi dalam melakukan fungsi analisa. Fungsi analisa ini diperlukan untuk mengindentifikasi tren yang sedang berlaku, yang diperlukan untuk membuat keputusan secara cepat dan tepat. Pada hakikatnya, ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen.

Sebelum mengimplementasikan penggunaan software ERP, perusahaan sebaiknya melakukan analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software. Perlu disadari bahwa ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, karenanya semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.

Berikut ini adalah software ERP yang saat ini telah beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:

–          Acumatica

–          Dynamics AX

–          Compiere

–          ORACLE

–          JDE

–          BAAN

–          MFGPro

–          Protean

–          Magic

–          aLTiUs

–          SAP

–          Onesoft

–          IFS

–          AGRESSO

–          INTACS

–          BOSERP

–          EuClid System

–          Mincom Ellipse

–          Axapta

–          SPIN – Datadigi Indonesia

–          WD ERP-SYS

–          IES

–          Orlansoft

–          Sisinusa

Beberapa keuntungan implementasi ERP dalam perusahaan :

1. ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya menjadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien.
2. Menghemat biaya karena sistem ERP didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.
3. Mempercepat pengambilan keputusan karena sistem ERP merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi.
4. Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
5. Kontrol yang lebih akurat karena sistem ERP membantu dalam proses keluar masuknya arus barang.
6. Manambah daya saing perusahaan, karena ERP dapat membantu dalam distribusi produk dan juga memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
7. Penurunan inventori dan tenaga kerja secara total.
8. Peningkatan service level dan kontrol keuangan.
9. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.

2.2. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT( CRM )

CRM/Customer Relationship Management (Manajemen Hubungan Pelanggan) adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas pra dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM sendiri melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, yang termasuk pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran (marketing), layanan dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Sasaran utama dari CRM adalah meningkatkan profitabilitas perusahaan dan pertumbuhan jangka panjang melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini. Selain itu, CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi dan pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinkan untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan yang dapat berdampak pada perolehan keuntungan yang berkelanjutan.

Dalam suatu riset yang pernah dilakukan, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahaan dengan implementasi CRM ini :

1. Peningkatan proses komunikasi dua arah dengan pelanggan, sehingga proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Perolehan informasi yang diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
3. Mempercepat pengambilan keputusan manajemen.
4. Meningkatkan pertumbuhan bisnis.
5. Dengan menggunakan alat analisis, dapat meningkatkan pemahaman organisasi terhadap pelanggan.
6. Mendongkrak produktivitas penjualan melalui pemetaan proses menggunakan teknologi baru.

III. Kesimpulan

Berdasarkan bahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ERP & CRM dapat menjadi tulang punggung (backbone) sistem informasi manajemen untuk meningkatkan efisiesiensi operasi bisnis dan efektifitas pengambilan keputusan. Implementasi aplikasi ERP & CRM sendiri memiliki peran yang strategis bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis saat ini.

 

Referensi:

– http://id.wikipedia.org/wiki/ERP

– http://id.wikipedia.org/wiki/CRM

– http://www.scribd.com/doc/25880283/Bab-9-CRM-Customer-Relationship-Management