KEUNTUNGAN IMPLEMENTASI TEKNOLOGI ENTERPRISE ERP DAN CRM

I.      PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Dewasa ini, kompetisi bisnis yang semakin sengit membuat sejumlah perusahaan mencari cara untuk mengefisienkan segala kegiatan operasional bisnisnya yang dapat terus dimonitor. Kegiatan menghasilkan produk, ketersediaan bahan baku, laporan keuangan, laporan pemasaran, dan laporan komplain pelanggan merupakan beberapa komponen yang dapat menjadi bahan analisis untuk mengambil keputusan. Untuk mendukung kegiatan-kegiatan tersebut, diperlukan sebuah sistem aplikasi yang dapat memudahkan proses kerja dan dapat secara konsisten dimonitor.

1.2  TUJUAN

Penulisan paper ini bertujuan untuk mengulas secara singkat apa itu ERP dan CRM serta kegunaan dan implementasinya dalam dunia bisnis.

II.   ERP & CRM

2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP/ Enterprise Resource Planning (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) adalah sistem informasi bagi perusahaan manufaktur dan jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan kedalam sebuah sistem tunggal. Pengertian ERP sendiri berasal dari sistem yang didesain untuk perancangan efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Meski istilah ERP lebih merujuk ke dalam lingkungan manufaktur, saat ini istilah sistem ERP telah memiliki cakupan yang lebih luas.

ERP sendiri pada awalnya berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Hal ini berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Dalam suatu sistem ERP, biasanya sudah terdapat beberapa modul software yang dapat saling berhubungan antara satu dengan yang lain. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akuntansi serta Sumber Daya Manusia.

– Yang termasuk dalam modul operasi antara lain adalah:
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, dan Environment Management.

– Yang termasuk dalam modul finansial dan akuntansi antara lain adalah:
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

– Yang termasuk dalam modul sumber daya manusia antara lain adalah:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, dan Travel Management.

Dengan banyaknya modul yang terdapat pada sebuah sistem ERP, maka aplikasi ini dapat menurunkan/mengembangkan banyak software yang dibutuhkan pada sebuah perusahaan besar. Selain dapat menghasilkan laporan yang terbagi dalam beberapa sistem secara lebih mudah, ERP juga memudahkan manajemen tingkat tinggi dalam melakukan fungsi analisa. Fungsi analisa ini diperlukan untuk mengindentifikasi tren yang sedang berlaku, yang diperlukan untuk membuat keputusan secara cepat dan tepat. Pada hakikatnya, ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen.

Sebelum mengimplementasikan penggunaan software ERP, perusahaan sebaiknya melakukan analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software. Perlu disadari bahwa ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, karenanya semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.

Berikut ini adalah software ERP yang saat ini telah beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:

–          Acumatica

–          Dynamics AX

–          Compiere

–          ORACLE

–          JDE

–          BAAN

–          MFGPro

–          Protean

–          Magic

–          aLTiUs

–          SAP

–          Onesoft

–          IFS

–          AGRESSO

–          INTACS

–          BOSERP

–          EuClid System

–          Mincom Ellipse

–          Axapta

–          SPIN – Datadigi Indonesia

–          WD ERP-SYS

–          IES

–          Orlansoft

–          Sisinusa

Beberapa keuntungan implementasi ERP dalam perusahaan :

1. ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya menjadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien.
2. Menghemat biaya karena sistem ERP didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.
3. Mempercepat pengambilan keputusan karena sistem ERP merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi.
4. Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
5. Kontrol yang lebih akurat karena sistem ERP membantu dalam proses keluar masuknya arus barang.
6. Manambah daya saing perusahaan, karena ERP dapat membantu dalam distribusi produk dan juga memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
7. Penurunan inventori dan tenaga kerja secara total.
8. Peningkatan service level dan kontrol keuangan.
9. Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.

2.2. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT( CRM )

CRM/Customer Relationship Management (Manajemen Hubungan Pelanggan) adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas pra dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM sendiri melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, yang termasuk pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran (marketing), layanan dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Sasaran utama dari CRM adalah meningkatkan profitabilitas perusahaan dan pertumbuhan jangka panjang melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini. Selain itu, CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi dan pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinkan untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan yang dapat berdampak pada perolehan keuntungan yang berkelanjutan.

Dalam suatu riset yang pernah dilakukan, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahaan dengan implementasi CRM ini :

1. Peningkatan proses komunikasi dua arah dengan pelanggan, sehingga proses transaksi menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Perolehan informasi yang diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
3. Mempercepat pengambilan keputusan manajemen.
4. Meningkatkan pertumbuhan bisnis.
5. Dengan menggunakan alat analisis, dapat meningkatkan pemahaman organisasi terhadap pelanggan.
6. Mendongkrak produktivitas penjualan melalui pemetaan proses menggunakan teknologi baru.

III. Kesimpulan

Berdasarkan bahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ERP & CRM dapat menjadi tulang punggung (backbone) sistem informasi manajemen untuk meningkatkan efisiesiensi operasi bisnis dan efektifitas pengambilan keputusan. Implementasi aplikasi ERP & CRM sendiri memiliki peran yang strategis bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis saat ini.

 

Referensi:

– http://id.wikipedia.org/wiki/ERP

– http://id.wikipedia.org/wiki/CRM

– http://www.scribd.com/doc/25880283/Bab-9-CRM-Customer-Relationship-Management

MANFAAT SOCIAL NETWORKING BAGI PERUSAHAAN

Maraknya online social/networking media saat ini seperti facebook, twitter dan lainnya, yang memberikan fasilitas feedback/umpan balik secara real-time/langsung dari konsumen mengenai pendapat mereka tentang suatu produk dan harapan-harapan mereka tentang apa yang sebenarnya mereka inginkan memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan sejumlah informasi mengenai pola pembelian konsumen yang mungkin belum pernah mereka ketahui.

Dengan menganalisa semua informasi langsung yang didapat dari konsumennya, perusahaan secara tidak langsung telah melibatkan konsumen dalam pengembangan suatu produk, baik untuk memperbaiki produk yang telah ada maupun menciptakan produk baru yang dibutuhkan oleh konsumen.

Semua informasi yang didapatkan dari feedback dan interaksi dengan konsumen yang difasilitasi oleh online social media seperti facebook ini pada akhirnya dapat digunakan oleh perusahaan untuk menciptakan user-centered innovation/ inovasi berbasis pengguna, yang diharapkan dapat memunculkan produk/layanan baru inovatif yang benar-benar diciptakan untuk konsumen berdasarkan apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Hal ini akan menjadi nilai lebih di mata konsumennya karena perusahaan dirasa begitu peduli dan memahami kebutuhan dan keinginan mereka dan selalu berusaha memberikan yang terbaik. Pada jangka panjang, penerapan hal ini pada akhirnya menjadi keunggulan kompetitif bagi suatu perusahaan dan akan sulit disaingi oleh kompetitor.

I. DATABASE

Database adalah representasi kumpulan informasi yang disimpan secara sistematik, diatur sedemikian rupa agar tidak terjadi pengulangan (redudansi) yang tidak perlu dan dapat diakses melalui sebuah software tertentu. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil database tersebut disebut sistem manajemen basis data (database management system).

Data di dalam database perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi database yang baik berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.

Database tersusun atas bagian yang disebut field dan record yang tersimpan dalam sebuah file. Sebuah field merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan field yang saling berkaitan akan membentuk record. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis informasi yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu database, dan hubungan di antara obyek tersebut.

Cara-cara untuk mengorganisasi skema dikenal sebagai model database atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan, dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom. Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Tujuan dari database sendiri  adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Database yang sudah masuk dalam suatu media penyimpanan tidak akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.

Software database yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan software database tingkat tinggi (high level), antara lain adalah: DB2, Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Force, Recital , dbFast, dbXL, Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase dan Lotus Smart Suite Approach.

Selain software yang disebutkan di atas, terdapat juga software database tingkat rendah (low level), yaitu: Btrieve dan Tsunami Record Manager.

II. TEKNOLOGI DATABASE

Teknologi database merupakan aplikasi yang berbasis web yang disertai dengan penerapan teknologi terbaru dari Microsoft’s .NET, memungkinkan perusahaan untuk dapat mengakses informasi, menjalankan bisnis dan melakukan hubungan dengan para pelanggan dan rekan bisnis tanpa dibatasi ruang dan waktu melalui jaringan internet.

Solusi teknologi dari Microsoft ini selain sangat mudah untuk dioperasionalkan dan diterapkan, juga mudah untuk disesuaikan dan diintegrasikan dengan bisnis operasional perusahaan yang sudah ada. Kelebihan lainnya adalah infrastruktur teknologi informasinya yang stabil dan dapat dikembangkan.

Teknologi database sendiri secara alamiah sangatlah fleksibel dan disertai dengan kemampuan yang tinggi untuk dapat dikonfigurasikan/ disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan memiliki kemudahan untuk melakukan modifikasi/perubahan secara efektif. Suatu perangkat fungsi yang diberikan oleh tehnologi database juga mempermudah tugas-tugas administrasi untuk dijalankan.

Tehnologi database dapat memanfaatkan secara maksimal berbagai fasilitas yang diberikan oleh tehnologi Microsoft, mulai dari Windows XP, Microsoft .NET dan seluruh Microsoft Office Suite seperti Microsoft Excell, Word, Project, dll.

III. SOFTWARE DATABASE

Dengan menggunakan software database yang lengkap dan terintegrasi dalam hal perencanaan, barang/stok, produksi dan keuangan, akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam hal pengurangan biaya operasional serta peningkatan kualitas dan produktifitas perusahaan.

Selain itu, fungsi “pengambilan keputusan/decision management” yang handal akan memberikan kemampuan bagi perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap dan jelas mengenai data-data bisnis yang sangat penting, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan-keputusan bisnis dengan lebih cepat, tepat, dan progresif.

IV. DATABASE DARI SISI PELAKU BISNIS

Database merupakan bagian penting dari penerapan teknologi dalam dunia bisnis. Penggunaan teknologi database di dunia bisnis sangat bermanfaat dalam efisiensi waktu dan biaya. Hal ini dikarenakan dengan menggunakan database yang terkomputerisasi, perusahaan dapat dengan mudah menyimpan dan menggunakan kembali informasi yang dibutuhkan secara simultan (informasi dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa pengguna). Selain itu perusahaan dapat mengurangi redundasi data dan inkonsistensi yang umum terjadi di dalam pencatatan informasi manual. Dari segi konsumen, keuntungan yang didapat adalah tidak perlunya memasukkan informasi yang dibutuhkan secara berulang-ulang (efisien dalam segi waktu).

Tetapi bagi para pelaku bisnis dalam skala besar, penggunaan database harus dirancang dengan cermat dan hati-hati. Apabila desain database yang dibangun tidak cermat, dapat mengakibatkan hilangnya data yang dibutuhkan, inkonsistensi data, proses update yang lambat dan lain sebagainya.

V. CONTOH APLIKASI MODEL DATABASE

Untuk tugas kali ini, saya mengambil contoh penerapan model database relasional yang digunakan oleh toko yang menjual mur, baut dan obeng. Agar usahanya dapat berjalan lebih efisien dan stok barang dipastikan selalu ada, pengaturan order stok barang dapat diorganisasi melalui manajemen database penyediaan barang. Untuk itu, di dalam databasenya toko ini wajib mengidentifikasi data barang, data stok barang dan data pemasok yang semuanya saling berkaitan.

Data barang terdiri dari:

–       kode barang

–       jenis barang

–       warna barang

–       dimensi barang

Data stok barang terdiri dari:

–       kode pemasok

–       kode barang

–       jumlah stok yang masih tersedia

Data pemasok terdiri dari:

–       kode pemasok

–       nama pemasok

–       lokasi pemasok

Contoh tabel database:

DATA BARANG
KODE BARANG	JENIS BARANG	WARNA BARANG	DIMENSI BARANG
101	obeng	hitam	large
102	mur	biru	medium
103	baut	kuning	medium
104	obeng	merah	small
105	baut	hijau	small
106	mur	hijau	large

DATA STOK BARANG
KODE PEMASOK	KODE BARANG	STOK BARANG
S1	101	5
S1	103	7
S1	104	20
S2	102	9
S2	103	11
S3	101	8
S3	102	6
S3	105	8
S3	106	9

DATA PEMASOK
KODE PEMASOK	NAMA PEMASOK	LOKASI PEMASOK
S1	CV. MAJU JAYA	BINTARO
S2	CV. MURBAUT	GAJAHMADA
S3	CV. UNGGUL	ANGKASA

Referensi:

– http://id.wikipedia.org/wiki/Database

– http://bowoblog.wordpress.com/2009/05/26/definisi-basis-data-database/

– http://www.total.or.id/info.php?kk=database

– http://www.life123.com/technology/computer-software/database-software/database-software-definition.shtml

– http://amin-aja.students-blog.undip.ac.id/2009/06/24/83-model-model-database/–       http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_basis_data/bab1-database_relasi_dan_database_relasional.pdf

POWER USER

Power User adalah istilah bagi pengguna komputer yang memiliki kemampuan untuk menggunakan fitur-fitur dengan tingkat kerumitan yang tinggi dari suatu program dibandingkan dari pengguna komputer kebanyakan. Meskipun seorang Power User sangat berpengalaman dalam menggunakan komputer dan memiliki pengetahuan operasional dalam menjalankan beragam aplikasi perangkat lunak, seorang Power User tidak selalu merupakan programmer. Seorang Power User biasanya memerlukan komputer dengan spesifikasi paling canggih yang dioptimalkan untuk kepentingan pekerjaan mereka.

Selain penggunaan komputer, sebagian Power User juga dilengkapi dengan teknologi pendukung lainnya seperti:

– graphic tablet (input device yang dapat digunakan untuk menggambar menggunakan stylus yang berbentuk seperti pensil yang dilengkapi dengan papan datar yang berfungsi sebagaimana pensil dan kertas).

– digitizer (input device yang banyak digunakan oleh para pengguna CAD (Computer Aided System) misalnya pattern maker untuk perusahaan garment).

Para pekerja profesional di bidang desain grafis, video-editing, produser musik, desainer 3D & multimedia, dekstop publisher, bahkan professional gamers dapat dikategorikan sebagai Power User.

Berikut ini adalah contoh-contoh aplikasi yang digunakan oleh para Power User:

– Aplikasi pengolah layout (tata letak) grafis.

Program aplikasi pengolah layout biasanya digunakan dalam pembuatan brosur, booklet, poster dan lain sejenisnya. Program aplikasi ini memiliki kemampuan untuk mengatur penempatan teks dan gambar yang diambil/dibuat dari program lain.

Contoh: • Adobe FrameMaker • Adobe In Design • Adobe PageMaker • Corel Ventura • Microsoft Publisher • Quark Xpress

– Aplikasi pengolah grafis dalam bentuk vektor.

Program aplikasi pengolah grafis dalam bentuk vektor ini dapat digunakan untuk membuat dan memanipulasi gambar vektor (gambar yang dibuat berdasarkan garis, lengkungan, dan bentuk-bentuk poligon).

Contoh: • Adobe Illustrator • CorelDraw • Macromedia Freehand • Metacreations Expression • Micrografx Designer

– Aplikasi pengolah gambar berbasis pixel.

Program aplikasi pengolah gambar berbasis pixel ini dapat digunakan untuk mengolah/memanipulasi gambar. Semua gambar yang diolah dengan program-program ini dianggap sebagai kombinasi beberapa titik/pixel yang memiliki kerapatan dan warna tertentu. Selain itu, program ini juga dapat mengolah teks dan gambar berbasis vektor, tetapi secara otomatis akan dikonversikan menjadi bentuk pixel/titik.

Contoh: • Adobe Photoshop • Corel Photo Paint • Corel Painter • Microsoft Photo Editor

– Aplikasi pengolah multimedia.

Program aplikasi pengolah multimedia dapat digunakan untuk mengolah film, animasi, teks, gambar dan suara untuk diintegrasikan menjadi suatu pesan interaktif menarik yang dapat dikemas dalam bentuk CD maupun DVD.

Contoh: • Macromedia Authorware • Macromedia Director • Macromedia Flash

– Aplikasi pengolah 3Dimensi.

Aplikasi pengolah 3Dimensi adalah aplikasi yang digunakan untuk menciptakan atau memanipulasi gambar 3D.

Contoh: • 3Ds Max • Maya • Google Sketch • Modo • Blender • AutoCad • Poser

===================================

Referensi:

– http://en.wikipedia.org/wiki/Power_user

– http://www.techterms.com/definition/poweruser

– http://id.wikipedia.org/wiki/Desain_grafis

– http://en.wikipedia.org/wiki/Graphics_tablet

– http://www.ahlidesain.com/software-untuk-desainer-grafis.html

– http://en.wikipedia.org/wiki/Vector_graphics